«Логика бизнеса 2.0» перевела 2600 сотрудников МГТС на новую СЭД
Компания «Логика бизнеса 2.0», входящая в группу компаний АйТи, объявляют об успешном выполнении проекта по внедрению системы электронного документооборота «Логика ECM. СЭД» (экс «БОСС-Референт») на платформе IBM Lotus Notes/Domino.
Руководство МГТС в начале 2012 года приняло решение о построении новой модели документооборота и переходе на передовую автоматизированную систему документационного обеспечения.
Важной причиной замены прежней СЭД стало также требование головной компании (ОАО «МТС») вести управление документами по корпоративным стандартам. В группе компаний, куда входит МГТС, таким стандартом служит программный продукт «Логика ECM. СЭД» (б. БОСС-Референт) на платформе IBM Lotus Notes/Domino, который успешно используется в АФК «Система», Башнефти, МТС (в СЭД работает более 25 000 сотрудников).
МГТС получила новую, самую последнюю версию решения «Логика ECM. СЭД», которая включает все современные тренды в области управления корпоративным контентом.
Основной целью проекта было не просто внедрение нового программного продукта, а качественное изменение существующей системы документооборота в компании.
«Мы получили возможность проводить анализ документооборота, путей перемещения документов между департаментами, что гарантирует высокую исполнительскую дисциплину и прозрачность делопроизводства компании, - отмечает Виктор Дурыгин, директор по эксплуатации ИТ МГТС. - В системе электронного документооборота сейчас задействовано до 60% делопроизводства компании, и у руководства появилась новая возможность контролировать процессы делопроизводства 30% персонала МГТС. Наши инвестиции в новую систему, по предварительным оценкам, окупятся в течение двух лет».
Старт проекту был дан в феврале 2012 года, причем его надо было реализовать в крайне сжатые сроки - за три месяца. Перед ИТ-службой МГТС были поставлены следующие задачи:
сокращение затрат на поддержку
разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной системой управления ОАО «МТС»
снятие функциональных ограничений по развитию системы
внедрение системы архивации данных
миграция данных из прежней системы в новую СЭД
Для реализации проекта была приглашена компания «Логика бизнеса 2.0», разработчик ECM-системы «Логика ECM. СЭД» (экс БОСС-Референт). Основным требованием со стороны заказчика было использование коробочного продукта без излишней кастомизации, что обеспечило бы быстрый запуск в эксплуатацию и реализацию проекта в срок.
Несмотря на жесткие ограничения по времени работы велись по всем проектным технологиям: сначала специалисты «Логики бизнеса 2.0» выполнили обследование и анализ текущего состояния документооборота в компании, затем приступили к настройке и установке системы, разработке отчетных форм. На следующем этапе была осуществлена интеграция СЭД с системой управления персоналом SAP HR и службой каталогов ActiveDirectory, после чего началось развертывание системы на местах.
Параллельно с внедрением был запущен процесс обучения пользователей. В учебном центре МГТС оборудовали класс, создали выездную группу обучения, помогающую освоить работу в новой СЭД на местах. Перед запуском системы в опытную эксплуатацию специалистам «Логики бизнеса 2.0» предстояло еще провести миграцию данных из существующей системы документооборота и реализовать изменения в модуле «Канцелярия» для формализации обмена документами с гражданами и структурами власти города Москвы.
В результате проекта СЭД создано 2600 автоматизированных рабочих мест по технологии веб-клиента, применена виртуализация на базе VMware, организована работа в кластере, за счет чего удалось существенно сократить расходы на обеспечение функционирования СЭД и техническую поддержку многочисленных пользователей.
Возможности программного продукта «Логика ECM. СЭД» позволили оптимизировать внутренние бизнес-процессы, разработать новые регламенты ведения документооборота в МГТС. Кроме того, были запущены линии потокового сканирования документов с использованием технологии штрихового кодирования и, что важно для юридической службы, реализован механизм наложения ЭЦП с соблюдением юридически значимого электронного документооборота.
«Для нашей компании проект оказался крайне интересным: за очень короткий срок было необходимо не только внедрить новую систему, но и выполнить интеграцию с корпоративными системами, - комментирует Мария Каменнова, генеральный директор компании «Логика бизнеса 2.0». – Совместными усилиями были набраны очень высокие темпы проекта, надо было быстро учиться, осваивать новую СЭД в самый горячий период запуска, причем не в ущерб текущим бизнес-процессам. Проектная команда, составленная из ИТ-специалистов МГТС и лучших практиков «Логики бизнеса 2.0», успешно провела переход на тиражное специализированное решение с возможностью интеграции, развития и легкого масштабирования, заложив тем самым основательный фундамент для работы компании заказчика».
В планах развития проекта - выполнить дальнейшую оптимизацию процессов документооборота МГТС, в том числе серьезно сократить количество бумажных писем, служебных записок, приказов и т.д., а также упорядочить нововведения и закрепить правила работы с электронными документами в рамках всей компании.
О компании МГТС
ОАО «Московская городская телефонная сеть» - одна из крупнейших в Европе компаний местной проводной связи. Основным акционером ОАО «МГТС» является ОАО «МТС» (прямо или косвенно доля обыкновенных акций - 99,1% и 69,7% привилегированных акций).Постоянная и приоритетная задача ОАО МГТС - предоставление качественной и доступной телефонной связи и доступа в интернет жителям Москвы. Персонал предприятия обслуживает более 4,4 млн. абонентов. Число пользователей, подключенных к интернету от МГТС, по технологии ADSL, превысило 470 тысяч человек. На сети действует 253 телефонных станций. Таксофонная сеть компании насчитывает на сегодняшний день более 3 тысяч аппаратов.
О компании «Логика бизнеса 2.0»
«Логика бизнеса 2.0» - инновационная компания, работающая на стыке управленческих и информационных технологий, использующая самые современные разработки и тренды ИТ-рынка.
«Логика бизнеса 2.0» позиционируется на рынке как доверенный советник (trusted advisor) в области ECM, BPM, постановки процессного управления, интеграции приложений в рамках бизнес-процессов, бизнес-аналитики и операционного контроллинга. Ведущие консультанты компании работают на рынке управленческих и информационных технологий более 18 лет.
«Логика бизнеса 2.0» разрабатывает один из ведущих на российском рынке ECM-инструментов «БОСС-Референт». Ведет масштабные проекты по созданию электронных хранилищ неструктурированной информации и управлению ею в государственных структурах, крупнейших российских нефтяных и телекоммуникационных компаниях, в других отраслях экономики.
Компания АйТи, один из ведущих российских системных интеграторов, предоставляет полный спектр услуг по созданию и сопровождению корпоративных информационных систем. Основные направления деятельности: ИТ-консалтинг, ИТ-аутсорсинг, внедрение систем автоматизации управления предприятием, создание решений по управлению информацией, построение ИТ-инфраструктуры, создание систем информационной и технической безопасности, техническая поддержка ИТ-систем и обучение пользователей.
АйТи была образована в 1990 году. Группа компаний АйТи, помимо системного интегратора -«АйТи. Информационные технологии», включает в себя фирмы «АйТи. Ведомственные системы», «АйТи. Смарт системы», «Академия АйТи», «Аплана», «БОСС. Кадровые системы», «Логика бизнеса 2.0», «Мобико», «Передовые системы самообслуживания», «ПингВин Софтвер», «РИНТЕХ», «Юниклауд». Все компании группы работают в сфере информационных технологий и консалтинга. Филиалы группы компаний действуют в 20 городах России.
