В ООО «Восточная Техника» завершился проект по автоматизации процессов работы с договорами и финансовыми документами на базе DocsVision SharePoint Edition. Поставщиком решения стала компания ECMGroup.Pro.
Компания «Восточная Техника», официальный дилер компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals на территории Западной и Восточной Сибири, Якутии и севера Дальнего Востока.
Считая развитие процесса управления договорами и финансовыми документами одним из приоритетных направлений совершенствования компании, руководство «Восточной техники» приняло решение о необходимости автоматизации этих бизнес-процессов. Выбор был сделан в пользу решения на базе платформы DocsVision, которое было реализовано силами компании ECMGroup.Pro (ранее - направление бизнеса «Управление контентом» компании «Утилекс»).
В рамках проекта было осуществлено внедрение информационной системы на платформе DocsVision SharePoint Edition, сочетающей сильные стороны системы электронного документооборота DocsVision и корпоративного портала Microsoft SharePoint: гибко настраиваемый интерфейс и возможность автоматизации полностью регламентируемых процессов. Данная система позволила автоматизировать процесс согласования договоров и финансовых документом и обеспечила их централизованное хранение.
«Уже в период опытно-промышленной эксплуатации, когда в систему вводились только некоторые виды договоров, польза от решения стала очевидной, - рассказывает IT-manager «Восточной Техники», руководитель проекта Татьяна Чеснова, - Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь не составляет никакого труда отслеживать ход процесса, все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям, детально изучила наши процессы и в результате построила решение, продуманное до мелочей. Ответственность, оперативность и квалификации такой команды не вызывает сомнений в том, кому будет доверено развитие системы, а планы в этом направлении у нас действительно колоссальные».
Среди особенностей проекта стоит отметить такие решения, как очень гибкий, динамически определяемый механизм составления маршрута согласования; тесная интеграция решения с ERP-системой Microsoft Dynamics AХ, учет валют в СЭД (обновление, хранение и работа), механизм защиты от подлога согласованной версии документа без использования ЭЦП; механизмы автоматического формирования файлов и их конвертации в различные форматы в зависимости от жизненного цикла и многое другое.
«Нельзя не отметить тот факт, что «Восточная Техника» это компания с западной моделью ведения бизнеса и иностранным менеджментом, - делится Анатолий Гаврилов, генеральный директор ECMGroup.Pro, - и этот проект свидетельствует о том, что, во-первых, платформа нашего отечественного разработчика DocsVision может успешно использоваться в таких компаниях, и, во-вторых, наш опыт и компетенции также востребованы в этих условиях. Уже в середине проекта мы решили обратить пристальное внимание и усилия на поиск клиентов со схожими особенностями управления. Уверен, что это принесет свои плоды».
В ходе проекта также была развернута независимая площадка для тестирования модификаций и проведения обучения новых пользователей. На сегодня в системе работает более 50 сотрудников центрального офиса и сотрудники одного из удаленных подразделений. В перспективе – развитие направлений по интеграции с ERP, автоматизация работы с другими видами документов (корреспонденция, внутренние документы) и масштабирование системы на все удаленные подразделения компании (более 25 подразделений).
Справка о компаниях:
«Восточная Техника» (www.vost-tech.ru) - официальный дилер компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals на территории Западной и Восточной Сибири, Якутии и севера Дальнего Востока. «Восточная Техника» работает на рынке 14 лет - и на сегодняшний день территория, которую обслуживает компания, является самой большой по площади дилерской территорией Caterpillar в мире. Организация имеет 25 филиалов, в которых работает более - 650 сотрудников. Головной офис «Восточной Техники» находится в Новосибирске.
ECMGroup.Pro — российский поставщик консалтинговых услуг и услуг в области автоматизации бизнес-процессов, премиум-партнер «ДоксВижн». Компания была образована в 2012 году, когда бизнес-направление «Управление Контентом» ООО «Утилекс» было выделено в самостоятельную компанию ECMGroup.Pro. В компетенции компании входит оказание таких услуг как: предпроектное обследование, выбор решения и его реализация, аудит проектных решений, услуги консультирования и техподдержка, разработка решения для заказчика «под ключ», поставка необходимого ПО. В число заказчиков входят «МТС», «Восточная Техника».
