Компания «Астерос Консалтинг» внедрила систему электронного документооборота в группе компаний «Мечел». Решение на базе IBM Lotus Notes позволило усовершенствовать управляемость, гибкость и безопасность документарных процессов в компании. Система обеспечивает работу 3000 пользователей на 20 предприятиях холдинга.
Темпы развития «Мечела», масштабы и территориальная распределенность бизнеса компании диктуют высокие требования к управлению информационными ресурсами, в частности, к процессам делопроизводства. Чтобы повысить их управляемость и безопасность, было принято решение перейти от бумажного документооборота к электронному. В качестве платформы для автоматизации в ходе открытого конкурса было выбрано решение компании «Астерос Консалтинг» AVERTA Workflow на базе IBM Lotus Notes.
К тому времени в «Мечеле» уже использовались продукты IBM Lotus для поддержки электронной почты и организации совместной работы сотрудников. Преимуществом AVERTA Workflow стала возможность гибко адаптировать процессы при помощи созданных инструментов, с минимальным программированием.
«Нам было важно сохранить привычные регламенты работы, а не «ломать» их под систему, как это часто бывает в подобных проектах. Поэтому в процессе реализации возникало много дополнительных требований, которые невозможно было предусмотреть заранее. В течение всего проекта консультанты шли навстречу и реализовывали наши пожелания», – комментирует Михаил Михайлов, директор по информационным технологиям компании «Мечел».
Типовой функционал внедряемой системы был существенно доработан с учетом сложной организационной структуры холдинга и повышенных требований к безопасности. В частности, консультанты «Астерос Консалтинг» расширили применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Помимо того, что в компании с ее помощью заверяются документы, абсолютно все изменения, совершаемые пользователями, также сопровождаются ЭЦП. Таким образом обеспечивается дополнительная защита от несанкционированных действий с объектами СЭД, в том числе со стороны администраторов и разработчиков системы.
В ходе проекта консультанты создали уникальный функционал – динамическую ролевую модель, аналогов которой в системах электронного документооборота пока не существует. Заказчик получил возможность описывать роли и полномочия пользователей не только в масштабах всей СЭД, но и в рамках отдельных подразделений или предприятий.
«Фактически нам пришлось изобретать и встраивать новые технологии в существующие процессы. Но благодаря этому мы смогли избежать жесткой унификации и учесть имеющиеся на местах различия в процедурах работы с документами. Используя динамическую ролевую модель, заказчик может гибко настраивать процессы в соответствии с корпоративной регламентной базой, но при этом сохранять определенный уровень стандартизации», – утверждает Илья Федоринин, руководитель практики систем управления контентом (ECM) компании «Астерос Консалтинг».
Система охватывает порядка 3000 пользователей, что позволяет быстро и четко доносить информацию до всех подразделений и экономить рабочее время сотрудников. Главным результатом проекта стала абсолютная прозрачность и контролируемость документооборота, обеспечивающая эффективную работу с информацией. Внедрение AVERTA Workflow также позволило существенно сократить сроки согласования документов, повысить сохранность данных, упростить поиск информации и доступ к архивам.
Среди новых инструментов, которые получил заказчик, – централизованное оповещение о выходе документов или их новых версий и механизмы контроля исполнения поручений. Они были разработаны с учетом юридических особенностей работы холдинговой структуры и позволяют повысить не только эффективность процессов делопроизводства, но и управления бизнесом.
«Управление территориально распределенным бизнесом влечет за собой ряд дополнительных задач, технологии для решения которых уже созданы и активно внедряются в компаниях разного масштаба и направленности. IBM Lotus Notes – это воплощение новой парадигмы бизнеса, в которой средства коллективной работы и электронный документооборот позволяют создать динамично развивающуюся среду с такими характеристиками, как оперативный обмен информацией и знаниями, быстрое распространение лучших практик и унификация бизнес-процессов», – отмечает Игорь Бреус, руководитель подразделения технических специалистов IBM Lotus отдела ПО IBM в России и СНГ.
