В работе генподрядных строительных организаций есть сложности, связанные с тем, что учёт выполнения объёмов работ, самих названий работ и смет иногда ведётся неодинаково по отношению к заказчикам и по отношению к собственным исполнителям (субподрядчикам), будь то своя строительная бригада или же обычные субподрядчики. В строительстве одни и те же работы могут называться по-разному, измеряться в разных единицах, потому что заказчику удобно работать с одними названиями и значениями, а субподрядчику - с другими. К примеру, в смете заказчика вид работ именуется просто «прокладка одного километра трубы», а в смете подрядчика под этим может подразумеваться целый комплекс действий: выемка грунта, собственно укладка труб, сварочные работы, восстановление земляного покрова, посадка кустарника и т. д.
Допустим, вы - генподрядная организация, выполняющая работы и собственными силами, и силами субподрядчиков. Плюс к тому вы работаете с некоторым количеством заказчиков. Скорее всего во внутреннем управленческом учёте у вас есть сложности с отслеживанием сквозной цепочки 'заказчик-генподрядчик (ваша компания) – субподрядчик'. Вопрос: планируются ли и учитываются ли ваши отношения с субподрядчиком как-то иначе, нежели с заказчиком? Как организована работа в этом направлении?
Распространённый ответ генподрядной организации
Сразу оговоримся, что этот обобщённый ответ сформулирован исходя из наблюдений и опыта специалистов компании «Алтиус Софт» - разработчика готовых компьютерных решений для ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве.
Да, сложности в этом учёте есть. С заказчиком мы ведём учёт укрупнённо, а с исполнителями хотели бы вести оперативный учёт затрат, чтобы не просто отслеживать их постфактум, но и иметь возможность как-то влиять на ход выполнения работ в процессе. Иначе говоря, составлять планы и оперативно их контролировать.
Чтобы было понятнее, о чём идёт речь, скажем, что мы - строительная организация, которая является генеральным подрядчиком. С заказчиком вести детальный учёт всех взаимоотношений не требуется. Иными словами, всё достаточно просто, несмотря на то, что имеется очень объёмная смета на работы. Отслеживать закрытие каждой её позиции у заказчика не нужно - нет такой практики у нас как у генподрядчика.
Всю внешнюю работу с заказчиком ведут специалисты сметно-договорного отдела (СДО). Они составляют смету, отслеживают, какие работы следует закрыть актами. Для управленческого учёта все расценки, которые содержатся в актах, не учитываются, а учитываются именно общие суммы, проценты, сроки.
Например, мы как генподрядчик знаем о том, что к «сегодняшнему» дню выполнено 20 % работ по договору. Заказчик с этим согласен и подписывает акты выполненных работ. Этого нам вполне достаточно.
Но, есть и другая сторона медали. Мы, например, хотим контролировать своих исполнителей – субподрядчиков. По-другому говоря, вести внутренний учёт. Именно здесь нам интересны каждый метр, рубль и день просрочки.
Если с заказчиком нет сложных взаимоотношений и можно закрывать документы «оптом», то с субподрядчиками (а их много) ситуация несколько иная. Следовательно, вполне может возникнуть проблема или даже конфликт интересов. Как генподрядчику выполнить разделение данных, чтобы понять, что одна часть управленческого учёта ведётся укрупнённо, а другая, напротив, детально?
Если мы работаем в рамках общей суммы, то соответственно можем сопоставить только суммы. Как только завершается строительство объекта, мы оцениваем свою прибыль. А когда работы ведутся, то отслеживать отдельные показатели, относящиеся к срокам, ресурсам, финансовому или календарному планированию не можем.
Такой учёт мы вести пытаемся, но он у нас получается разорванным, т. е. СДО закрывает акты с заказчиками, а руководство анализирует показатели общими суммами, в процентах от всей сметы. А сотрудники отдела ПТО контролируют всё, что нам дают исполнители (как собственные наши прорабы и начальники участков, так и субподрядчики). Именно в ПТО анализируют буквально каждую строчку сметы и пытаются сопоставить, включены ли в те укрупнённые объёмы, представленные заказчику, все детали, которые мы учитываем при работе с субподрядчиками.
Нужно отслеживать, не окажутся ли данные, представленные заказчику, неполными. И наоборот: не окажется ли так, что наши затраты по каким-то типам работ уже превышают запланированные значения? Такой учёт вести сложно. В итоге корректно контролировать затраты мы можем только примерно через месяц после выполнения работ. Допустим, мы приняли работы от субподрядчиков, создали акты с заказчиком, но делается это в первые пять дней следующего месяца после выполнения работ. А всю оставшуюся часть месяца мы сравниваем и анализируем эти показатели и только к концу месяца можем увидеть, нет ли у нас превышения затрат.
Такое отставание нас не устраивает, так как повлиять на ситуацию в этом случае просто невозможно. Мы вынуждены создавать дополнительные соглашения, вносить корректировки в акты. В результате такого учёта мы просто на месяц отстаём от реальной жизни.
Как же нам вести учёт укрупнённо, без разбивки по работам, как нам заполнять данные по субподрядчикам и планировать собственные работы»?
Ответ с практическими примерами от экспертов «Алтиус Софт»
Такая практика ведения учёта отношений с заказчиками и субподрядчиками вполне понятна. Заметим, что с помощью компьютерной программы «Алтиус – Управление строительством» её можно видоизменить и оптимизировать.
Краткое описание методики работы в программе «Алтиус – Управление строительством» при детальном учёте работ
В том случае, когда в программе учёт ведётся в полном объёме (а не общими суммами по этапам договора), в каждом «Приложении на этап с заказчиком» у нас будет список работ, с указанием физического объёма по каждой работе и её стоимости.
В «Приложении на этап с подрядчиком» будут только те работы, которые выполняет этот подрядчик. Если часть одной и той же работы выполняет подрядчик, а часть - генподрядная организация, то эта работа попадёт и в «Приложение на этап с подрядчиком», и в «Планирование собственных работ». Но в «Приложении на этап с подрядчиком» у этой работы будет указан физический объём, который делает подрядчик, а в «Планировании собственных работ» – физический объём, который мы запланировали сделать собственными силами.
При этом стоимость работ в «Приложении на этап с подрядчиком» будет указана по расценкам подрядчика. Стоимость работ в «Планировании собственных работ» будет рассчитана (или введена) как наша плановая себестоимость. Несмотря на то, что стоимость у заказчика, подрядчика и наша внутренняя – это совершенно разные показатели, мы всегда можем однозначно определить, какую часть работ кто выполняет, так как у нас есть такой показатель, как физический объём работы.
Методика работы в программе «Алтиус – Управление строительством» при укрупнённом учёте работ
В данном случае для распределения работ между субподрядчиками и собственными бригадами мы не можем ориентироваться на физический объём работы, так как в этом укрупнённом показателе его просто нет. Тем не менее есть простой способ «разделить» в программе работы между одним или несколькими субподрядчиками и собственными силами.
Вначале мы определяем, до какой степени мы хотим укрупнить работы. Например, мы можем выбрать в качестве работ разделы сметы: «Фундаментные работы», «Земляные работы», а не полный перечень сметных расценок.
Далее приведём несколько примеров, которые наглядно продемонстрируют методику ведения укрупнённого учёта в программе «Алтиус – Управление строительством».
Документ «Приложение на этап с заказчиком»
В «Приложении на этап с заказчиком» мы добавляем строки с укрупнёнными работами.
В поле «Кол-во» вместо физического объёма можно:
•вариант 1: ввести «1» (единица здесь – как обозначение всего объёма работ) или 100 (как 100 %);
•вариант 2: ввести стоимость работ по этому этапу договора с заказчиком.
В поле «Зарплата рабочих» вводится общая стоимость работ по данному этапу.
Пояснение. Стоимость работы в этом документе складывается из следующих составляющих: зарплаты рабочих, стоимости материалов, оборудования, техники, суммы прочих расходов. Поскольку при укрупнённом учёте у нас нет такой разбивки, то всю стоимость мы пишем одной суммой в поле «Зарплата».
Если необходимо отдельно указать статьи расходов, увеличивающие стоимость работ, то в табличной части «Накладные расходы» нужно указать статьи и суммы (или процент).
Если есть генподрядный процент, который увеличивает стоимость этапа (т.е. генподрядчик получит денег больше на этот процент), то указываем его в табличной части «Накладные расходы» со знаком плюс.
В нашем примере стоимость выполнения работ с заказчиком составляет 1000 000 рублей. Из них 35 % выполняет подрядчик, а 65 % мы выполняем собственными силами. Это касается объёмов и стоимости работ в ценах заказчика. То есть, наша собственная себестоимость и цены подрядчика могут отличаться.
Документ «Планирование собственных работ»
После ввода «Приложения на этап с заказчиком» нужно распределить, какую часть работ будет выполнять субподрядчик (для простоты считаем, что он у нас один), а какую мы возьмём на себя.
Поскольку стоимость работ с заказчиком, с одной стороны, и плановая себестоимость их выполнения собственными силами или стоимость их по субподрядным расценкам, с другой, различаются, понять, какую часть (от стоимости этих работ по договору с заказчиком) выполняет подрядчик, можно, используя поле «Кол-во», где вместо физического объёма работы следует ввести:
•вариант 1: десятичную дробь (от условной единицы как от всего объёма работ, например «0,35») или процент, например 35;
•вариант 2: стоимость в ценах заказчика этой части работ, которую будем выполнять собственными силами (например 350 000).
Пояснение. Выше приведён пример для следующего случая. Стоимость работ по этапу договора с заказчиком - 1 000 000 руб. Собственными силами будут выполняться работы, стоимость которых в смете с заказчиком (или по коммерческим расценкам) равна 350 000 руб.
В поле «Зарплата» следует указать плановую себестоимость работ, выполняемых собственными силами, если она известна в виде общей суммы. Если же известны различные плановые статьи затрат, то в поле «Зарплата» указываем плановые затраты на зарплату, а в табличной части «Накладные расходы» – остальные плановые расходы постатейно.
Пояснение. В планировании собственных работ плановые затраты генподрядчика на зарплату по каждой работе рассчитываются как физический объём работ, умноженный на норму трудоёмкости, умноженный на часовой тариф. При укрупнённом учёте нет ни объема, ни нормы, ни тарифа, поэтому плановую сумму нужно вводить вручную.
Документ «Приложение на этап с подрядчиком»
Заполнение этого документа аналогично заполнению «Планирования собственных работ».
В поле «Кол-во» вместо физического объёма работы нужно ввести:
•вариант 1: десятичную дробь (от условной единицы как от всего объёма работ, например «0,65») или процент, например 65;
•вариант 2: стоимость в ценах заказчика этой части работ, которую выполняет подрядчик (например 650 000).
В поле «Стоимость» указываем стоимость этой части работ в расценках подрядчика.
Вывод
Таким образом, мы видим, что в программе «Алтиус – Управление строительством» можно оперативно и точно вести и укрупнённый, и детальный управленческий учёт. Кроме того, у компании «Алтиус Софт» сейчас в разработке функция сопоставления разных смет, которую планируется добавить в восьмую версию программы «Алтиус – Управление строительством». Программа уже будет «понимать», что различные показатели относятся к одним и тем же работам.
