Учетная политика 2013: отражаем новые правила для первичных документов
Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике? Чем удобны унифицированные формы? В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанных бланков? На эти и другие вопросы ответит Елизавета Полякова, старший консультант Департамента налогового и финансового консалтинга АКГ «Интерком-Аудит». Конспект ее лекции подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».
В начале 2013 года вам непременно придется пересмотреть свою учетную политику. Все из-за того, что Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ внес довольно существенные изменения в правила бухучета. Как отразить самые важные из них, мы рассказали в подробном обзоре. Теперь же речь пойдет конкретно о тех нововведениях, которые связаны с первичными документами. Мы рассмотрим, какие основные моменты по первичке нужно прописать в учетной политике.
Кстати, составить полноценную учетную политику нужно и компаниям, которые применяют упрощенную систему налогообложения. Ведь теперь они обязаны вести бухучет наравне с остальными.
Почему формы первички желательно установить именно в учетной политике
Итак, главное изменение, которое внес Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, касается первичных документов. Теперь унифицированные формы первички стали необязательными. Так что компания сама выбирает, какие бланки использовать.
Выбранные организацией формы первичных документов утверждает руководитель. Это указано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Кстати, из этой нормы можно сделать вывод, что формы первичных документов достаточно утвердить отдельным приказом руководителя. А в учетной политике их можно не приводить. Но это не совсем так. Из пункта 4 ПБУ 1/2008 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички. А это ПБУ никто не отменял. Более того, в новом законе прямо указано, что действующие ныне правила ведения бухгалтерского учета и составления бухотчетности применяются вплоть до того момента, как чиновники утвердят новые федеральные и отраслевые стандарты. Это предусмотрено в пункте 1 статьи 30 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому, как ипрежде, вучетной политике лучше устанавливать все необходимые правила, касающиеся первичных документов. А их формы приводить в приложении кней.
Прежде чем мы начнем разбирать подробнее те положения, которые стоит прописать в учетной политике, обращу ваше внимание вот на что. Налоговики и раньше при проверках всегда изучали тот раздел, который посвящен первичке. Ведь от этого зависит учет расходов при расчете налога на прибыль. Так прописано в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Не менее важна первичка и для вычетов НДС. Это установлено в пункте 1 статьи 172 НК РФ.
Теперь же положения учетной политики, касающиеся первички, приобретают еще большее значение. Поскольку компания сама определяет, какие формы использовать. А следовательно, какие документы будут основанием для расчета налогов. Поэтому необходимо тщательно продумать формулировки для учетной политики.
Чем удобны унифицированные формы
Проще всего продолжать использовать привычные унифицированные формы первичных документов. Тем более что они не отменены. Соответствующие постановления Госкомстата России продолжают действовать. Просто утвержденные ими формы стали необязательными.
В чем преимущества стандартных форм? Прежде всего, они забиты в бухгалтерских программах. Таким образом, не понадобится их дорабатывать.
Далее. Унифицированные формы не придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых установлен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Как правило, во всех этих бланках нужные реквизиты есть. Также стандартные формы хорошо знакомы контрагентам и с этой точки зрения не будут вызывать у них вопросов. Не менее существенно и то, что к унифицированным формам привыкли налоговики.
Итак, если компания использует унифицированные формы первичных документов, в учетной политике это можно записать, например, так:
«Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132».
Конечно, есть и минус. Многие унифицированные бланки содержат массу всевозможных реквизитов. Если не все они заполнены, у налоговиков обычно возникают претензии. Поэтому по унифицированным бланкам покупатели будут по-прежнему сталкиваться с придирками контролеров. А продавцы – с просьбами клиентов переделать документ.
В чем преимущества и недостатки самостоятельно разработанной первички
Другой вариант– разработать свои формы первички. Для этого можно взять за основу те же унифицированные формы, но удалить из них лишние реквизиты. Скажем, если компания торгует только товарами, которые измеряются не весом, а упаковками или штуками, можно убрать из накладной № ТОРГ-12 показатели массы. Преимущества здесь очевидны – не придется заполнять ненужные данные. Однако все же следует проверить, чтобы во всех модифицированных бланках были обязательные реквизиты. А также перенастроить бухгалтерскую программу.
В учетной политике укажите на тот факт, что компания будет использовать самостоятельно разработанные формы. И приведите эти бланки в приложении. Вот пример формулировки:
«Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».
Кстати, утверждая бланки первички, вы можете не предусматривать в них наличие печати. Поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В этом случае не указывайте в разработанных вами бланках место для печати «М.П.».
Как минимум это можно сделать для внутренней первички компании. Впрочем, можно обойтись без печати и на документах, которые вы подписываете с контрагентами. При условии, что это не вызовет у них возражений. Хотя, конечно, документ, заверенный печатью, выглядит более весомым и для партнеров, и для налоговиков.
Какие документы в любом случае придется составлять по унифицированным формам
Обратите внимание, что не все первичные документы можно составлять по формам, разработанным самостоятельно. Дело в том, что помимо закона о бухучете есть и другие нормативные акты, которые регламентируют бланки первички. Это подчеркнули и чиновники из Минфина России в информационном письме № ПЗ-10/2012.
Дальше я перечислю наиболее важные документы, для которых необходимо применять исключительно бланки, установленные в нормативных актах.
Кассовые документы. Порядок кассовых операций устанавливает Банк России. В настоящее время действует утвержденное им положение от 12 октября 2011 г. № 373-П. Так вот, согласно этому документу компания должна использовать следующие унифицированные формы, утвержденные в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:
1) Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
2) Расходный кассовый ордер (№ КО-2);
3) Кассовая книга (№ КО-4);
4) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5);
5) Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);
6) Платежная ведомость (№ Т-53).
Платежные документы. Для документов, которые используют при безналичных расчетах, тоже нельзя разрабатывать свои формы. Речь идет о платежном поручении, платежном требовании и других документах. По отношению к ним нужно по-прежнему выполнять требования, установленные в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Транспортная накладная. Транспортная накладная имеет массу реквизитов, и заполнять этот документ достаточно сложно. Поэтому может возникнуть соблазн утвердить вместо стандартной формы свой бланк. Однако так делать не стоит.
Накладная подтверждает заключение договора перевозки. Форма данной накладной и порядок ее заполнения устанавливаются в правилах перевозки грузов. Это указано в пунктах 1 и 2 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Вот на основании этих норм закона правительство и утвердило форму транспортной накладной в постановлении от 15 апреля 2011 г. № 272. Таким образом, ее бланк обязателен для применения всеми компаниями. Просто не в силу закона о бухучете, а исходя из других нормативных актов.
Какие сложности возможны с двусторонними документами
То, что компания теперь самостоятельно решает, какие формы первичных документов использовать, конечно, хорошо. Но из-за этого могут возникнуть лишние претензии со стороны налоговиков. А также сложности в отношениях с контрагентами. Ведь у них могут быть свои требования к первичке.
Предположим, вы закрепили в учетной политике определенную форму первичного документа. К примеру, разработанный вашей компанией бланк акта приемки-передачи основных средств. И вот при продаже такого объекта ваша компания составила акт и передала покупателю. Контрагента же форма документа не устраивает. Потому что его учетная политика предполагает применение унифицированных бланков. В том числе акта приемки-передачи объекта основных средств № ОС-1.
Допустим, вы переделаете акт на стандартную форму. Таким образом, ситуация с контрагентом будет урегулирована. Зато нельзя исключить претензии со стороны налоговиков.
Ведь получается, что в учетной политике у вас будет записана одна, а по факту составлена другая форма документа. Возможно, что этот момент привлечет внимание проверяющих. Они даже могут заявить, что правильно оформленный первичный документ в данном случае вообще отсутствует. Раз акт приемки-передачи не соответствует учетной политике компании. И применят штраф по статье 120 НК РФ, размер которого составляет не менее 10 тыс. руб.
Если же подобные расхождения между учетной политикой и имеющейся в наличии первичкой возникнут у покупателя, контролеры могут на этом основании придраться к расходам и вычетам НДС.
Из этого можно сделать следующие выводы. Первый. Определиться с формами первички желательно еще на стадии заключения договора. Чтобы потом не возникало споров по этому поводу. Лучше всего прямо в договоре прописать, какую форму должен оформить поставщик товаров или исполнитель услуг (работ). Если это унифицированный бланк, нужно дать его название и номер. Для ясности можно добавить также ссылку на утвердивший его документ.
А если стороны договорились использовать неунифицированную форму, можно привести ее образец в приложении к договору.
Второй. В учетной политике лучше закрепить гибкие правила по двусторонним документам.Суть их в том, что такие бумаги принимаются к учету по тем формам, которые согласованы с контрагентом. Написать можно, например, такую формулировку: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».
Согласовать с контрагентами формы бумаг можно, как мы видели, непосредственно в договоре. А как быть, если в соглашении не будет сказано о формах первички? Тогда согласованными будут считаться формы документов, подписанные обеими сторонами сделки. Эти детали тоже можно прописать в учетной политике:
«По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.
Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».
Таким образом, используя положения учетной политики, вы сможете обосновать налоговым инспекторам правильность используемых первичных документов, а значит, подтвердить расходы компании.
